Renouvellement en lot

Objectif

Le Renouvellement en lot permet de renouveler massivement des contrats de service. Cette option permet de renouveler des contrats présentement en cours ou des contrats pour lesquels une préparation de renouvellement a été produite.

Cette option requiert de finaliser le processus avant de quitter l’option sinon les renouvellements ne seront pas effectués.

Généralement, le renouvellement en lot est utilisé dans le cas où les contrats sont renouvelés sans changement ou avec un taux de majoration seulement

Pour le renouvellement des contrats en cours, les contrats sélectionnés sont renouvelés en fonction de la date de renouvellement et du taux de majoration indiqués dans la Gestion des contrats.

Si aucun taux de majoration n’est indiqué dans la Gestion des contrats, le système applique le taux de majoration défini dans l’écran de Renouvellement en lot. Après le renouvellement, il faudra ajuster le contrat manuellement si des changements ont été apportés à l’entente (ajout d’équipements, retraits, etc.)

Pour les contrats en préparation, seuls les contrats sélectionnés seront renouvelés. Aucune modification ne sera nécessaire, car les modifications au contrat ont été effectuées lors de l’étape de la Préparation des renouvellements.

Pour de plus amples informations, consulter la rubrique Préparation des renouvellements.

 

Prérequis

• Gestion des contrats

 

Icônes

Icônes de l'option Renouvellement en lot

Icône	Titre	Sert à
	Transférer et renouveler (Shift+Ctrl+F12)	Permet d’exécuter le renouvellement des contrats sélectionnés. NOTE : Un message de confirmation s’affiche afin de confirmer le renouvellement des contrats. En répondant par Oui, les contrats sélectionnés remplacent définitivement les contrats de la Gestion des contrats. Il est impossible de revenir en arrière.
	Entrer de nouveaux paramètres de filtre	Permet de vider tous les champs de la section Filtres afin d'entrer de nouvelles valeurs.
	Filtrer les données selon les paramètres entrés	Applique les critères saisis dans la section Filtres et affiche les contrats répondant à ces valeurs.
	Désélectionner Tout	Enlève les crochets de la colonne sélection dans les sections Contrats en cours et Contrats en préparation.
	Sélectionner Tous les contrats en préparation	Permet de cocher tous les contrats de la section Contrats en préparation.
	Afficher seulement les contrats sélectionnés	Permet d’afficher tous les contrats qui sont sélectionnés.

 

Sommaire

• Filtrer les contrats à renouveler
• Contrats en cours
  • Avant de débuter
  • Renouveler des contrats et lot
• Contrats en préparation
  • Renouveler des contrats en lot

 

Étapes

maestro* > Appels de service > Appels de service > Renouvellement des contrats > Renouvellement en lot

 

Filtrer les contrats à renouveler

1. Dans la section Filtres, renseigner un ou plusieurs des champs suivants :

Champ	Description
Projet	Permet de filtrer les contrats selon le projet auxquels ils sont liés.
Code client	Permet de filtrer les contrats selon leur code client.
Renouvellement automatique	Permet d'afficher les contrats dont la case Renouvellement automatique est cochée (ou non) dans la Gestion des contrats.
Numéro de commande obligatoire	Permet d'afficher les contrats dont la case Numéro de commande obligatoire est cochée (ou non) dans la Gestion des contrats.
Date d'échéance	Permet de filtrer les contrats selon leur date d'échéance (sous forme d'intervalle).
État	Permet de filtrer les contrats selon leur état.

2. Cliquer sur l'icône Filtrer les données selon les paramètres entrés.
3. Les contrats correspondant aux paramètres s'affichent dans les grilles Contrats en cours et Contrats en préparation.

 

Contrats en cours

Cette section affiche tous les contrats disponibles dans la Gestion des contrats.

Le système compare la date de fin des contrats avec la date courante et coche, par défaut, les contrats qui sont échus. Il est possible de cocher ou de décocher des contrats en fonction des contrats à renouveler.

À l’aide de l’icône Afficher seulement les contrats sélectionnés, il est possible d’afficher uniquement les contrats qui seront renouvelés.

Avant de débuter 

Dans le cas, où les champs Date de renouvellement et Taux de majoration ne sont pas complétés, le système traite les renouvellements de la façon suivante :

• Si aucune date de renouvellement n’est entrée, le système propose comme date de renouvellement, la date d’échéance du contrat sélectionné à laquelle on ajoute une journée pour déterminer la date de début du contrat.
• Le taux de majoration est appliqué en fonction du champ Taux de majoration lors du renouvellement de la Gestion des contrats. Pour les contrats où aucun taux de majoration n’est inscrit, le système applique le taux de majoration entré comme valeur par défaut dans le haut de la grille.

Si aucun taux n’est spécifié dans le contrat ou dans les valeurs par défaut, le système renouvelle le contrat aux mêmes conditions que celles en vigueur au moment du renouvellement. Seules les dates de début et de fin de contrat ainsi que les dates des visites seront modifiées.

Renouveler des contrats en lot

1. Entrer les informations requises pour renouveler massivement les contrats, dans le cas, où les mêmes conditions s’appliquent. Sinon, passez à l’étape 2.

Les champs Date de renouvellement et Taux de majoration ne s’appliquent qu’à la section Contrats en cours.

Champ	Description
Date de renouvellement	Permet d’entrer massivement la date d’entrée en vigueur des contrats à renouveler. Par conséquent, tous les contrats débuteront à la date de renouvellement.
Taux de majoration	Taux de majoration à appliquer au renouvellement des contrats qui ont été sélectionnés. Par conséquent, tous les montants inscrits dans le contrat seront majorés du taux inscrit dans ce champ. NOTE : Ce taux sera appliqué à tous les contrats sélectionnés pour lesquels aucun taux de majoration n’a été défini dans la Gestion des contrats. Le taux de majoration possible est de 0 à 999.99 %. En entrant, la valeur 10, les montants seront majorés de 10 %.

2. Sélectionner les contrats à renouveler manuellement dans la grille.

Par défaut, les contrats sélectionnés sont ceux qui sont présentement échus en fonction de la date courante et de la date d’échéance du contrat.

Les colonnes Date de renouvellement et Taux de majoration peuvent être modifiées manuellement pour chacun des contrats avant de finaliser le renouvellement en lot.

 

Contrats en préparation

Cette section affiche les contrats pour lesquels une préparation de renouvellement a été effectuée. Il est impossible de modifier les informations dans cette section, mais il est possible de cocher ou de décocher des contrats en fonction des contrats à renouveler.

Pour modifier la date de début ou la date d’échéance du contrat, il suffit d’accéder à l’option Préparation des renouvellements avant d’effectuer le renouvellement.

Renouveler des contrats en lot

1. Sélectionner les contrats en préparation à renouveler dans la grille.

Par défaut, les contrats dont la date de début est inférieure ou égale à la date courante sont cochés automatiquement.

2. Lorsque tous les contrats à renouveler sont sélectionnés, cliquer sur l’icône Transférer et renouveler (Shift+Ctrl+F12).

Lors du transfert des contrats à renouveler, il est possible d’afficher un rapport de renouvellement de contrat. Pour ce faire, il faut choisir le rapport à générer dans les Configurations diverses, sous la section Renouvellement. Si aucun rapport n’est défini, le rapport ne s’affiche pas, mais les contrats sont tout de même renouvelés.

 

Voir aussi

• Préparation des renouvellements
• Configurations diverses
• Comment faire Renouveler un contrat de service

 

Dernière modification : 20 septembre 2024